Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty 9.11.2022
1. Rekisteriasioiden yhteystiedot
Kotirouva Oy
Karviaistie 9
00700 Helsinki
(Jäljempänä ”me” tai ”Kotirouva Oy”)
2. Rekisteriasioiden yhteystiedot
Kotirouva Oy:n tietosuojavastaavan yhteys: markkinointi@kotirouva.com
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja -tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yrityksen ja asiakkaan välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle.
Käytämme automaattista profilointia tunnistamaan rekisteröityneiden henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä sekä hankintahistoriaa. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamiseen ja palveluiden kehittämiseen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on asiakkaan suostumus.
5. Käsittelemämme tiedot
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:
– rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero*, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste*, salasana*;
– rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;
– yritystä/yhdistystä ja yrityksen/yhdistyksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten y-tunnus*, yhdistysrekisterinumero* ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot*;
– asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, kuten sähköiset laskutustiedot sekä sähköinen viestintä;
– henkilöprofiili ja verkkokäyttäytyminen
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
6. Henkilötietojesi vastaanottajat
Henkilötietojasi vastaanottavat:
– yrityksemme sekä sen työntekijät
– maksunvälittäjä, joka vastaanottaa sinulta maksun
– kuljetusyritys, joka kuljettaa tavaran sinulle
– tilitoimisto, joka käsittelee kirjanpitoaineistoamme
– tilintarkastaja, joka tarkastaa kirjanpitomme
– IT-yritys, joka ylläpitää verkkosivujamme
7. Tietojen keräys
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
8. Tietojen säilytys
Säilytämme henkilötietojasi:
– verkkokaupassa viiden vuoden ajan tilaushetkestä lukien
– Tilauksiin liittyvät sähköpostiviestit viiden vuoden ajan tilaushetkestä lukien
– Laskut ja kuitit kirjanpitoaineistossa seitsemän vuoden ajan niiden päivämäärästä lähtien.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9. Tietojen luovutus
Kotirouva OY ei koskaan luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle ellei kyseessä ole alihankkija tai sopimuskumppani, joka liittyy tietojen käsittelyyn tai hallintaan. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä meille toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuoliselle palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Muutoin tiedot ovat vain Kotirouva Oy:n omassa käytössä. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.
10. Tietojen suojaus
Tietokannat, joihin asiakasrekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi, on tarpeen.
11. Sinun oikeutesi
– oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
– oikeus tietojen oikaisemiseen
– oikeus käsittelyn rajoittamiseen, eli oikeus kieltää sähköpostien, tekstiviestien ja markkinointipostin lähettäminen
– oikeus vastustaa käsittelyä
– oikeus peruuttaa suostumus (voit esimerkiksi peruuttaa suostumuksesi markkinointiin)
– oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Huomioithan, että sinulla on “oikeus tulla unohdetuksi”, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä.
12. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
13. Rekisteriselostetta koskevat muutokset
Kotirouva Oy varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle.
Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.
